Ten dokument opisuje, jakie dane osobowe zbieramy, po co, na jakiej podstawie i co możesz z tym zrobić. Napisaliśmy go tak, żeby dało się go przeczytać bez prawnika — jeśli po lekturze coś pozostaje niejasne, napisz na kontakt@aiword.pl, a wyjaśnimy.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest AI WORD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku, ul. Żurawia 71, 15-540 Białystok, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000879290, NIP 9662146291, REGON 387966240, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@aiword.pl. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — obowiązek ten nas nie dotyczy.

2. Jakie dane zbieramy

Zbieramy wyłącznie te dane, które sam nam przekazujesz. Nie kupujemy baz danych i nie profilujemy Cię automatycznie.

Rezerwacja rozmowy

Formularz rezerwacji obsługiwany jest przez Cal.com. Podajesz w nim imię i nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy i adres strony internetowej, opis zadania, którym chcesz się zająć, orientacyjny termin oraz informację, czy decyzja o budżecie leży po Twojej stronie. Jeśli wybierzesz rozmowę telefoniczną zamiast wideo — także numer telefonu.

Korespondencja

Jeśli piszesz do nas mailem, przetwarzamy adres nadawcy, treść wiadomości i wszystko, co sam w niej zawrzesz lub załączysz.

Realizacja usługi

W trakcie współpracy przetwarzamy dane kontaktowe osób po Twojej stronie, materiały przekazane do realizacji zadań oraz dane niezbędne do wystawienia faktury.

Dane techniczne

Serwer hostingowy zapisuje standardowe logi dostępowe: adres IP, datę i godzinę zapytania, typ przeglądarki. Służą wyłącznie bezpieczeństwu i diagnostyce.

3. Cele i podstawy prawne

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i opisu zadania nie umówimy rozmowy ani nie przygotujemy oferty.

4. Nagrywanie i transkrypcja rozmów

Rozmowy prowadzone przez wideo możemy nagrywać i automatycznie transkrybować. Robimy to wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to zgodę przy rezerwacji terminu, a na początku rozmowy przypominamy o tym raz jeszcze.

Nagranie i transkrypcja służą jednemu celowi: przygotowaniu podsumowania rozmowy i propozycji współpracy bez konieczności robienia notatek w trakcie. Nie udostępniamy ich osobom trzecim, nie wykorzystujemy do trenowania modeli i usuwamy najpóźniej po 90 dniach.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — przed rozmową, w jej trakcie albo po niej, pisząc na kontakt@aiword.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania, a nagranie usuwamy niezwłocznie. Rozmowy telefoniczne nie są nagrywane.

5. Komu powierzamy dane

Nie sprzedajemy danych. Korzystamy natomiast z zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:

• Cal.com, Inc. — obsługa rezerwacji terminów, wideorozmów, nagrań i transkrypcji
• Google Ireland Limited — poczta i kalendarz
• dostawca hostingu — utrzymanie strony internetowej
• biuro rachunkowe — obsługa księgowa i podatkowa

Dane mogą też zostać udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jeśli wystąpią z takim żądaniem.

6. Przekazywanie poza EOG

Część naszych dostawców, w tym Cal.com, ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub w oparciu o decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w ramach Data Privacy Framework.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Zgłoszenia i korespondencja bez zawarcia umowy — 24 miesiące od ostatniego kontaktu
• Nagrania i transkrypcje rozmów — maksymalnie 90 dni
• Dane związane z realizacją umowy — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń
• Dokumentacja księgowa — 5 lat, licząc od końca roku podatkowego
• Logi serwera — do 12 miesięcy

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych
• usunięcia danych, jeśli nie mamy podstawy do dalszego przetwarzania
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych do innego administratora
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, tam gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie

Wszystkie te sprawy załatwiamy mailowo pod adresem kontakt@aiword.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona nie używa własnych plików cookies ani narzędzi analitycznych śledzących zachowanie użytkowników. Nie profilujemy odwiedzających i nie prowadzimy remarketingu.

Strona pobiera kroje pisma z serwerów Google Fonts, co wiąże się z przekazaniem do Google adresu IP urządzenia. Formularz rezerwacji otwiera się w serwisie Cal.com, który stosuje własne pliki cookies niezbędne do jego działania — zasady opisuje polityka prywatności Cal.com.

10. Zmiany polityki

Politykę możemy zmieniać, gdy zmienią się przepisy, narzędzia, z których korzystamy, albo zakres usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data obowiązywania widnieje na górze strony. O istotnych zmianach informujemy aktywnych klientów mailem.